استفاده نکردن از کاغذ در امور روزانه یا کارهای اداری، کار سختی نیست، مخصوصا زمانی که با ابزار لازم برای انجام این کار آشنایی داشته باشید. اگر شما برای اولین بار تصمیم گرفته‌اید که استفاده از کاغذ را کنار بگذارید، یا اینکه قبلا سعی کرده‌اید تا با نسخه‌ی چاپی مدارک خداحافظی کنید اما موفق نشدید، در هر صورت باید پنج ابزار لازم برای وارد شدن به دنیای دیجیتال و موفقیت در آن را بشناسید.
به دلایلی فکر کنید که شما را به استفاده از کاغذ مجاب می‌کند. شاید لیست کارهایی که می‌کنید را در کاغذ می‌نویسید. یا شاید در فایل‌های مختلف به امضای شما نیاز باشد. در حالت کلی، شما با استفاده از این پنج قابلیت قادر خواهید بود تا بطور کامل استفاده از کاغذ را کنار بگذارید: خدمات همگام‌سازی فایل؛ ابزار امضای الکترونیکی؛ برنامه‌های اسکن؛ برنامه‌های مدیریت کارهای روزانه؛ خدمات تحویل مدارک
در اینجا به طور اجمالی به بررسی ضرورت استفاده از این ابزار می‌پردازیم و همینطور بعضی از برنامه‌های خاص را به شما پیشنهاد خواهیم کرد.
۱. خدمات همگام‌سازی فایل
سرویس همگام سازی فایل شما را قادر می‌کند تا صرف نظر از دستگاهی که استفاده می‌کنید، به تمام فایل‌های خود دسترسی داشته باشید. بعضی از بهترین سرویس‌های همگام‌سازی فایل، شامل سرویس تحویل مدارک نیز هستند. اما چگونه این سرویس می‌تواند به شما در حذف استفاده از کاغذ کمک کند؟ در اینجا با توضیح یک مثال این مسئله را برای شما شرح می‌دهیم. فرض کنید که در فرودگاه هستید و متقاضی استفاده از برنامه‌ی ورود جهانی به ایالات متحده بوده‌اید، مصاحبه کننده از شما می‌خواهد تا به عنوان مدرک، آدرس پستی خود را به او نشان دهید. آدرس پستی روی گواهینامه رانندگی درج نشده و اگر شما هیچ سندی که نشان‌دهنده‌ی آدرس پستی شما باشد را به همراه نداشته باشید در این‌صورت چه کار خواهید کرد؟ شما مثلا به یاد می‌آورید که سند مالیات ملک خود را اسکن و ذخیره کرده‌اید.
با نشان دادن این مدرک به مامور، می‌توانید او را قانع کنید. چیزی که در مورد برنامه‌های همگام‌سازی فایل‌ها بسیار سودمند است، امکان ذخیره کردن کپی مدارک در دستگاه خود بدون اتصال به اینترنت است. اگر شما قبل از سفر می‌دانستید که چه مدارکی باید به همراه داشته باشید، می‌توانستید یک کپی از مدارک خود به صورت آفلاین ذخیره کنید تا بعدا بتوانید حتی بدون اتصال به اینترنت، از آنها استفاده کنید. بعضی از برنامه‌های شناخته‌شده در این زمینه عبارتند از دراپ‌باکس (Dropbox)، گوگل درایو (Google Drive) و آی درایو (IDrive).
۲. برنامه‌های امضای الکترونیکی
وقتی شما نسخه‌ی دیجیتالی از یک مدرک دارید، مانند پی‌دی‌اف یا ایمیلی که فرستاده‌اید یا دانلود کرده‌اید، مجبور نیستید که از آن فایل پرینت بگیرید و آن را با خودکار امضا کنید. شما می‌توانید به صورت دیجیتال آن را امضا کنید. برای استفاده از این ویژگی معمولا ابتدا باید امضای الکترونیکی ایجاد کنید. از آن جا که نوشتن با استفاده از ماوس یا انگشت ممکن برای بعضی از افراد سخت باشد، می‌توانید از بعضی از برنامه‌های رایانه‌ای برای این کار استفاده کنید. طرز استفاده از این ابزارها به اینگونه است که ابتدا روی کاغذ و با استفاده از خودکار معمولی امضای خود را حک می‌کنید، سپس با اسکن آن کاغذ، برنامه می‌تواند امضای شما را به صورت الکترونیکی در‌آورد. وقتی این کار را انجام دادید، می‌توانید از امضای خود بارها استفاده کنید بدون اینکه نیار به ایجاد امضای جدید باشد. بعضی از نرم‌افزارهایی که دارای قابلیت امضای الکترونیکی هستند، عبارتند از Adobe Reader، Adobe Acrobat و Hightail.
توجه داشته باشید که بعضی از مدارک ممکن است نسبت به امضای الکترونیکی حفاظت شده باشند. در این حالت باید از آنها پرینت گرفته و امضا کنید. بعضی از افرادی که می‌خواهند نسخه‌ی چاپی از مدرک با امضای واقعی را داشته باشند، آن را نسبت به امضای الکتریکی مصون می‌کنند. البته شما می‌توانید همیشه یک کپی دیجیتالی از مدرک را داشته باشید. کافی است تا با استفاده از ابزارهای اسکن، آنها را در وسیله‌ی خود ذخیره کنید.
۳.برنامه‌های اسکن
اپلیکیشن‌های اسکن معمولا روی تلفن همراه نصب می‌شوند و دوربین گوشی را به یک اسکنر تبدیل می‌کنند. بعضی از بهترین اپلیکیشن‌ها می‌توانند تشخیص دهند که آیا مطلب اسکن شده یک مدرک معمولی است یا یک مدرک کاری یا حتی عکس. همچنین این اپلیکیشن‌ها شامل ابزار کراپ (crop) نیز هستند و می‌توانند چندین صفحه را در صورت نیاز تحت یک فایل ذخیره کنند. همچنین در صورت تشخیص متن، به صورت اتوماتیک نسخه‌ی اسکن شده را به گونه‌ای ذخیره می‌کنند که خواناتر باشد. یکی از محبوب‌ترین این برنامه‌ها Evernote Scannable است. همچنین می‌توان به برنامه‌ی Microsoft OneNote اشاره کرد که در اصل یک برنامه‌ی همگام‌سازی است که دارای عملکرد اسکن نیز است.
۴. برنامه‌های مدیریت کارهای روزانه
با نوشت لیست کارهایتان روی کاغذ خداحافظی کنید. استفاده از برنامه‌های مدیریت کارهای روزانه بسیار آسان است، همچنین این برنامه‌ها دارای امکانات فراوانی هستند. در استفاده از کاغذ، مرتبا باید روی آیتم‌ها خط بزنید یا اینکه نمی‌توانید به راحتی اولویت کارهایتان را تغییر دهید و همینطور قطعا نمی‌توانید کاری را به کسی محول کنید و بدانید که چه کسی وظیفه‌اش را کامل کرده است. اما با استفاده از اپ‌های مربوط به این کار می‌توانید همه‌ی این کارها را انجام دهید.
لیستهای کاری که شما به صورت دیجیتال تنظیم می‌کنید در بین تمامی وسایل الکترونیکی شما سینک می‌شود، یعنی می‌توانید با وسایل مختلف به لیست‌ها دسترسی داشته باشید. همچنین می‌توانید آنها را با برخی افراد دیگر به اشتراک بگذارید. این اپ‌ها دارای ویژگی‌هایی هستند که مدیریت لیست کارهای روزانه‌ی شما را راحت‌تر می‌کنند و به این ترتیب می‌توانید بهتر از وقت خود استفاده کنید و برای یک روز کامل برنامه‌ریزی کنید. وقتی از یک اپ مدیریت روی گوشی خود استفاده کنید، برنامه می‌تواند در زمان مشخص یا در مکان مورد نظر، کاری که باید انجام دهید را به شما یادآوری کند. برای مثال می‌توانید بنویسید: به من یادآوری کن که وقتی به خانه می‌رسم، گوشت را از فریز بردارم.
بعضی از بهترین اپ‌ها در این زمینه Any.do Todoist و Wunderlist هستند. با این که اکثر برنامه‌ها رایگان است، اما با پرداخت هزینه می‌توانید به نسخه‌ی حرفه‌ای آنها دسترسی پیدا کنید. ممکن است شما برای در اختیار داشتن تمام امکاناتی که نیاز دارید مجبور به پرداخت هزینه شوید، اما نسخه‌های معمولی و رایگان این اپ‌ها مطمئنا از لیستهای کاغذی بهتر هستند.
۵. خدمات تحویل مدارک
قبلا اشاره کردیم که بعضی از برنامه‌های همگام‌سازی ممکن است دارای قابلیت تحویل مدارک نیز باشند، حالا می‌خواهیم در این مورد بیشتر توضیح دهیم. اغلب مردم برای رد و بدل کردن مدارک دیجیتال، آنها را پیوست ایمیل می‌کنند، اما گاهی این کار بهترین روش برای انتقال مدارک نیست. وقتی شما فایلی را با استفاده از ایمیل می‌فرستید، به ندرت این امکان را دارید که بفهمید آیا شخص مورد نطر شما توانسته آن را دریافت کند یا نه. همچنین ممکن است برای شما پیش آید که فرستادن یک فایل با ایمیل به خاطر بزرگ بودن حجم آن ممکن نباشد. یا در بعضی موارد، به خصوص زمانی که فایلی را از گوشی همراه خود می‌فرستید، برنامه‌ی ایمیل شما به طور اتوماتیک با کاهش حجم فایل، باعث افت کیفیت آن می‌شود.
بسیاری از برنامه‌های همگام‌سازی فایل‌ها یا برنامه‌های ذخیره‌سازی آنلاین، گزینه‌ی بهتری برای انجام این کار هستند. معمولا شما فایلی که قصد ارسال آن دارید را با استفاده از یک برنامه‌ی همگام‌سازی در داخل یک پوشه قرار می‌دهید و گزینه فرستادن را کلیک می‌کنید، با این کار یک لینک ایجاد می‌شود که طرف مقابل می‌تواند با کلیک روی لینک، آن را دانلود کند. بر اساس برنامه‌ای که استفاده می‌کنید یا نسخه‌ی رایگان یا پولی بدون آن، این امکان وجود دارد که بفهمید آیا آن شخص فایل را دانلود کرده است یا خیر، حتی می‌توانید تارخ انقضا برای فایل در نظر بگیرید تا در آن تاریخ، لینک به خودی خود حذف شود. برنامه‌های Dropbox و Hightail بسیاری از قابلیت‌هایی که به آنها اشاره کردیم را دارند.
اگر شما قصد دارید تا استفاده از کاغذ را کنار بگذارید ولی شخصی از شما می‌خواهد که مدرکی را فکس کنید، در این صورت چکار باید انجام دهید؟ خوشبختانه سرویس‌های آنلاین فکس می‌توانند در این مواقع به کمک شما بیایند. از جمله‌ی این سرویس‌ها می‌توان به MyFax اشاره کرد که گزینه‌ی خوبی برای استفاده است. این اپ توانست عنوان بهترین سرویس اپ آنلاین را از دید ویراستاران وب‌سایت PCMag بدست آورد.
چشم به آینده داشته باشید، از امروز شروع کنید
آخرین توصیه به شما برای ورود به دنیای دیجیتال این است که به جای نگاه به گذشته، به آینده نگاه کنید و از همین امروز شروع کنید. لازم نیست با تلاش برای دیجیتال کردن مدارک گذشته، وقت خود را هدر دهید. به جای آن، اپ‌هایی که به شما این فرصت را می‌دهند که استفاده از کاغذ را کنار بگذارید، را نصب کنید و از هم اکنون خود را برای استفاده از آنها آماده کنید.